Что сделать за три месяца до выставки, если вы участвуете впервые

Первое участие в выставке обычно начинается с паники: вроде забронировали место, а что дальше — непонятно. За три месяца до открытия достаточно времени, чтобы всё успеть, если двигаться по порядку, а не хвататься за задачи в произвольном порядке.

Сначала — договор с организатором. В нём смотрят не только на цену за квадратный метр, но и на то, что входит в базовый пакет: розетки, освещение, доступ к интернету, право использовать своё оборудование для монтажа. Всё, чего нет в пакете, придётся заказывать отдельно и обычно дороже, чем если бы это было учтено заранее.

Дальше — бюджет на застройку стенда. Если стенд простой, можно уложиться в аренду мебели и баннеров у самого организатора. Если нужен индивидуальный дизайн, застройщика стоит искать за два месяца до события — в сезон у хороших подрядчиков очередь, а срочный заказ всегда обходится дороже.

Персонал на стенде нужно готовить отдельно, а не полагаться на то, что менеджеры по продажам сориентируются на месте. Полезно заранее договориться, кто отвечает за холодные подходы к посетителям, кто фиксирует контакты, а кто разбирается в технических деталях продукта — три роли редко хорошо получаются у одного человека одновременно.

За месяц до открытия стоит разослать приглашения текущим и потенциальным клиентам — многие организаторы дают экспонентам бесплатные пригласительные для этой цели. Без этого шага велик риск, что стенд весь день будет привлекать случайных посетителей выставки, а не тех, с кем действительно стоит разговаривать.

Логистику — доставку экспонатов, монтаж, пропуска для машин — нужно согласовать за одну-две недели, а не в день заезда: у площадок обычно жёсткое расписание погрузки и разгрузки по часам, и опоздание в свой слот может означать ожидание до вечера.

В первый день полезно иметь под рукой копию договора, список забронированных услуг и контакты координатора от организатора — на площадке почти всегда что-то идёт не по плану, и быстрее решить вопрос на месте, чем искать документы в почте.

После закрытия выставки самое ценное — собранные контакты, и их нужно обработать в течение недели, пока разговор со стендистом ещё свежий в памяти у потенциального клиента. Отчёт о результатах — сколько контактов, сколько встреч назначено, сколько сделок в итоге — стоит вести с первого дня участия, а не восстанавливать по памяти месяц спустя.